Représentants du personnel

En présence de représentants du personnel dans l'entrreprise nous sommes amenés à gérer en paie :

•  les heures de délégation
• les heures de réunion
• l'annexe à la feuille de paie Annexes au bulletin de paie
• les frais de déplacement

• La rémunération des heures de délégation
  • Les représentants du personnel bénéficient d'heures de délégation pour l'exercice de leur mandat. 
  • Ils ne doivent subir aucune perte de salaire du fait de l'exercice de leurs fonctions.
  •  Tous les éléments de rémunération ayant le caractère de salaire doivent être maintenus : salaire de base, primes et accessoires de salaire (majoration pour travail de nuit, primes liées aux conditions de travail, prime d'insalubrité, prime de productivité...), avantages en nature, etc.
  • Ainsi, un employeur ne peut pas réduire le montant d'une prime de fin d'année du fait des absences consécutives à l'utilisation d'heures de délégation. Le fait de prendre en considération les heures de délégation pour évaluer et réduire le montant d'une telle prime est discriminatoire.
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• L'activité de réprésennatnt en dehors du temps de travail
  • Le crédit d'heures peut être pris en dehors de l'horaire habituel de travail du représentant du personnel, en raison des nécessités de son mandat.
  •  Les heures de délégation sont alors rémunérées et peuvent entraîner le dépassement de la durée légale du travail et le paiement d'heures supplémentaires.

• L'activités de représentant du personnel pendant une période de suspension de contrat
  • En règle générale, le salarié peut continuer d'exercer son mandat pendant les périodes de suspension de son contrat de travail.
  • Ainsi, doivent être rémunérées les heures de délégation prises pendant une période de grève, d'activité partielle, un congé parental, une mise à pied, etc.
  • En cas d'arrêt de travail consécutif à une maladie ou un accident du travail, l'exercice de son activité de représentation par le représentant du personnel, dont le mandat n'est pas suspendu par l'arrêt de travail, ne peut ouvrir droit à indemnisation que s'il a été préalablement autorisé par le médecin traitant.
  • En revanche, un représentant du personnel utilisant son crédit d'heures pendant ses congés payés ne peut pas cumuler indemnité de congés payés et rémunération des heures de délégation prises pendant le congé.

• Le bullein de paie
  • L'activité de représentation du personnel ne doit pas apparaître sur le bulletin de paie.
  •  Par conséquent, la rémunération des heures de délégation ne doit pas être isolée sur le bulletin de paie, même sous une rubrique neutre. Elle ne doit pas être distinguée de la rémunération des heures travaillées.
  •  En revanche, la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie

• Les temps de réunion pendant les horaires de travail
  •  Maintien du salaire des titulaires et pas de déduction sur leurs crédits d'heures du temps passé à ces réunions.
  •  Maintien du salaire des suppléants, convoqués obligatoirement.

• Les temps de réunion en dehors des heures de travail
  •  Paiement en heures supplémentaires, en cas de dépassement de la durée légale hebdomadaire, si :
    • dépassement du fait de l'employeur
  •  Exemple :  une réunion s'est poursuivie, en raison de l'importance de l'ordre du jour, au-delà de l'horaire normal ;
    • dépassement inévitable
  •  Exemple :  un délégué du personnel travaillant en équipe de nuit a assisté à la réunion mensuelle qui a eu lieu pendant la journée.

• Temps de trajet pour se rendre aux réunions
  • Rémunération comme du temps de travail effectif et pas d'imputation sur le crédit d'heures si le trajet est effectué pendant l'horaire normal de travail.
  •  Rémunération comme du temps de travail effectif dès lors que le trajet n'est pas effectué pendant l'horaire normal de travail pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile du salarié et son lieu de travail.
  •  Pas de rémunération dès lors que le trajet coïncide avec le temps habituellement nécessaire pour se rendre au travail (sauf accord, convention ou usage).

• Frais de déplacement pour se rendre aux réunions
  •   Les frais de déplacement comprennent non seulement les frais de transport, mais aussi les dépenses d'hébergement et de restauration.
  •  Les frais de déplacement des représentants du personnel concernant des réunions organisées sur l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité des membres du comité sont à la charge de l'employeur.
  •  En règle générale, les conditions de prise en charge des frais de déplacement pour assister aux réunions sont définies par accords collectifs ou usages.
  • Lorsqu'un accord d'entreprise prévoit les modalités de prise en charge par l'employeur des frais de déplacement des représentants du personnel, ces derniers peuvent avoir l'obligation de respecter ces modalités précises pour être pleinement remboursés de leurs frais de déplacement, dès lors que cela ne leur occasionne pas de sujétion particulière injustifiée (Cass. soc., 11 septembre 2019).
  •  A défaut d'accords ou de dispositions conventionnelles applicables aux déplacements des représentants du personnel, les frais engagés par le salarié lui sont remboursés (s'ils ne sont pas abusifs).

• L'employeur doit prendre en charge les frais de déplacement des membres du CSE, lorsque ceux-ci se rendent à des réunions organisées à l'initiative de l'employeur, ou organisées à la demande de la majorité d’entre eux.
• L'employeur doit aussi prendre en charge les frais de déplacement liés à la formation santé, sécurité et conditions de travail suivie par les membres du CSE 
• L'employeur n'a pas à prendre en charge les frais des RP exposés pour se rendre à des réunions qu'il ne préside pas ou ceux liés à l'accomplissement d'une mission pour leur compte (ex. : gestion des activités sociales et culturelles, réunion préparatoire). Toutefois, la prise en charge de ces frais peut avoir été définie par un accord, un usage ou par le règlement intérieur du CSE. L'employeur doit donc vérifier ces diverses dispositions avant de refuser la prise en charge de ces frais.
• L'employeur prend en charge les frais de déplacement correspondant généralement au coût des billets de transport en commun ou aux frais d'essence lorsque le représentant du personnel utilise son véhicule personnel. Si des frais de restauration et d'hébergement s'imposent, l'employeur les prend aussi en charge. Les moyens de transport utilisables (ex. : véhicule personnel ou transports en commun) et le montant de ces remboursements résultent d'accords collectifs ou d'usages, lesquels se réfèrent souvent au barème de prise en charge des déplacements professionnels en vigueur dans l'entreprise. Les représentants du personnel doivent donc conserver les justificatifs des frais occasionnés pour leurs déplacements, notamment en cas de remboursement sur frais réels.

Ce dossier constitue un support de formation prolongeant la formation animée par JPC CONSULTANT FORMATION, dont vous avez bénéficié. Il est destiné à renforcer l'apprentissage collaboratif et le transfert pédagogique de la paie et de la gestion administrative du personnel et ne saurait constituer un conseil juridique spécifiquement applicable à votre entreprise.

JPC CONSULTANT FORMATION - Nadine FORZINETTI – Support de formation